10 consejos esenciales para la implementación exitosa de RPA

 

El cambio es inevitable, y todas las organizaciones lo reconocen. Es por eso que siempre buscan formas de estar preparados para el futuro al improvisar procesos para impulsar la eficiencia, interactuar mejor con las partes interesadas para beneficiarse de la retroalimentación múltiple y simplemente estar abiertos a la idea de aceptar el cambio. Y hoy, las tecnologías digitales y la inteligencia artificial son los vehículos principales para el cambio, mientras que la automatización de procesos robóticos (RPA) y la automatización avanzada (IA) se están convirtiendo rápidamente en la norma en varias funciones. De hecho, IA ayuda a las organizaciones a convertirse en entidades ágiles al inducir capacidades y una velocidad increíble.

Las tecnologías de automatización tradicionales integraron el flujo de información a través de las aplicaciones en el back-end del nivel de la base de datos basado en reglas comerciales más amplias. Estos eran típicamente grandes programas de transformación que implicaban inversiones significativas y plazos extendidos. Por lo general, sin embargo, estos no cumplían con la especificidad de la tarea a nivel del usuario final. Robotics Process Automation (RPA) lleva esta automatización de back-end al nivel del usuario final con la capacidad de automatizar aún más las tareas manuales repetitivas asociadas con las actividades de la silla giratoria, integrando aplicaciones e información en el front-end mientras aprovecha las integraciones de sistemas existentes.

 

Si bien RPA puede sonar simple y fácil de implementar, para una implementación exitosa y rápida, requiere una planificación exhaustiva, acción coordinada y mucho rigor. Por lo tanto, identificar e implementar el programa RPA correcto es muy importante. Las organizaciones pueden seguir reglas básicas esenciales, como se muestra a continuación.

1. Comience con una prueba de concepto: Si bien RPA puede entenderse como un concepto, promover RPA a través de un proyecto piloto rápido y viable generará entusiasmo y ayudará a evitar el cinismo.

2. Establezca las expectativas correctas: Promete menos, entrega más: esta antigua sabiduría también es cierta. Ayuda a establecer expectativas realistas de beneficios potenciales. Por lo tanto, evite exagerar o euforia sobre lo que RPA puede hacer por negocios o individuos. Deje que los resultados finales impresionen a las personas.

3. Tenga un enfoque de solución robusto: Invierta en crear la solución adecuada para abordar la mayoría de las variaciones, transferencias y objetivos de proceso. Por lo general, la configuración BOT real se gasta 30% o menos.

4. Identificar y traer evangelizadores: El cambio a menudo es resistido por el bien común e individual. La transformación dirigida por RPA requiere un apoyo activo y patrocinio. Identificar líderes funcionales y formadores de opinión justo al comienzo de este viaje también es esencial para implementar sin problemas la adopción de RPA.

5. Use herramientas complementarias: Identifique y explore herramientas que puedan complementar y mejorar la implementación de RPA (por ejemplo, OCR).

6. Siga la metodología de entrega rápida de premios: Las posibilidades de éxito aumentan con conjuntos de automatización más pequeños y manejables que los grandes y complejos. Siga un proceso de ajuste fino de la solución a través de build-test-deploy.

7. Seleccione los procesos sabiamente: El éxito del primer paso afectará significativamente el resultado de este viaje migratorio. Para tener éxito, elegir el primer conjunto de procedimientos es muy crítico para todo el programa. Los procesos iniciales deben ser donde el éxito está casi incorporado, mientras que las molestias o el dolor de transición son mínimos. Una vez que la fase inicial sea exitosa, el apoyo organizacional y la receptividad sin duda aumentarán.

8. Haga de TI una parte integral del viaje: Los equipos empresariales y de TI deben cocrear valor RPA. Dadas las breves explosiones de la implementación y el lanzamiento de la automatización, las empresas y las TI deben trabajar en armonía, en ausencia de un lapso de tiempo y un desperdicio de recursos. Por ejemplo, la organización GIC de una importante compañía global de seguros tardó solo siete días en automatizar un proceso, pero tuvo que esperar 45 días más para abordar los requisitos de acceso a las aplicaciones de los bots antes de su implementación.

9. Seguir y cosechar beneficios simultáneamente: Los beneficios reales fluyen solo en la redistribución productiva de las horas ahorradas. Es importante realizar un seguimiento de los ahorros reales en la línea de base.

10. Plan de sostenibilidad: Institucionalice la estructura y la gobernanza para administrar la automatización entregada de manera productiva, y priorice y brinde oportunidades de canalización. Adopte un desarrollo holístico del talento, la reconstrucción y el mantenimiento de la estrategia.

 

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